صورتجلسه به نوشته‌ای گفته می‌شود که همه رویدادها و گفتگوهایی که در جلسات اتفاق می‌افتد، در آن به ثبت می‌رسد و شامل مشخصات اعضایی که در جلسه شرکت کرده‌اند، تاریخ، محل برگزاری جلسه و تصمیمات اتخاذ شده است. در واقع تنظیم صورتجلسه رسمیت جلسه را مشخص می‌کند.
به منظور ایجاد هرگونه تغییرات (تغییر نام، تغییر آدرس، تغییر موضوع، انتقال سهام، افزایش و کاهش سرمایه، انحلال شرکت) و اعمال ایده‌های جدید ارائه شده در شرکت، ضوابط مشخصی وجود دارد که در قالب صورتجلسات ارائه می‌شود. ثبت تغییرات در شرکت، با تنظیم و تدوین صورتجلسه در اداره ثبت شرکتها انجام می‌گیرد.
نکاتی در مورد ثبت صورتجلسه شرکت ها:
- تأسیس شرکتها و مؤسسات مراقبتی و حفاظتی با مجوز ناجا انجام می‌گیرد
- تأسیس مؤسسات غیرتجاری به مجوز نیاز دارد اما زمان ثبت تغییرات، نیازی به مجوز نیست
- مؤسسات قرآنی برای ثبت، ملزم به دریافت مجوز از وزارت فرهنگ و ارشاد اسلامی و سازمان تبلیغات اسلامی هستند
- نهادهای پولی و اعتباری مثل بانک‌ها، تعاونی‌های اعتباری، صرافی‌ها، مؤسسات اعتباری، صندوق‌های قرض‌الحسنه و شرکت‌های لیزینگ برای تأسیس و اعمال تغییرات، ملزم به اخذ مجوز از بانک مرکزی هستند
- ارائه گواهی سوءپیشینه کیفری برای مدیرعامل و اعضای هیئت‌مدیره و بازرسان در شرکت‌های تجاری هنگام تأسیس شرکت الزامی است ولی زمان اعمال تغییرات تنها اظهار و تائید عدم سوءپیشینه کیفری مدیران و بازرسان در زیر صورتجلسه مجامع عمومی و عادی کفایت می‌کند
- مؤسساتی که برای فعالیت خود از بانک مرکزی مجوز نگرفته‌اند، زمان ایجاد تغییرات یا انحلال نیازی به اخذ مجوز ندارند ولی مؤسساتی که هنگام تأسیس از بانک مرکزی مجوز اخذ کرده بودند برای تغییرات و انحلال نیز ملزم به اخذ مجوز می‌باشند
- مؤسسات و تعاونی‌های دانش‌بنیان برای تأسیس، ملزم به اخذ مجوز از وزارت علوم، تحقیقات و فناوری هستند
- داشتن پروانه وکالت، برای ثبت شرکت‌های حقوقی لازم نیست
- تبدیل سهام با نام به بی‌نام و بالعکس، باید به تصویب مجمع عمومی فوق‌العاده مبنی بر تبدیل سهام برسد
- نقل‌وانتقال سهام بانام و بی‌نام نیازمند اخذ گواهی مالیاتی نقل‌وانتقال سهام می‌باشد
- تأسیس مؤسسات مترجمی اسناد با ارائه پروانه ترجمه امکان‌پذیر است
- در نقل‌وانتقال سهام همراه بی‌نام در اداره ثبت شرکتها نیازی به آگهی نیست و صورتجلسه نقل‌وانتقال سهام به همراه کپی مصدق شناسنامه و کارت ملی، و همچنین گواهی نقل‌وانتقال مالیاتی به منظور تطبیق و تکمیل بانک اطلاعات جامع سهامداران از متقاضی دریافت می‌شود.
چگونگی تدوین صورتجلسات
- ابتدا شماره صورتجلسه بر مبنای استمرار یا دوره‌ای بودن وارد می‌شود.
- همه مشخصات اعضایی که در جلسه شرکت می‌کنند وارد می‌شود.
- دستور جلسه نوشته می‌شود.
- مطالبی که در جلسه در مورد آنها بحث و گفتگو شده وارد می‌شود.
- همه تصمیماتی که در جلسه گرفته شده نوشته می‌شود.
- زمان شروع و زمان اتمام جلسه نوشته می‌شود.
- محلی که جلسه در آن تشکیل شده وارد می‌شود.
- درصورتی‌که ادامه گفتگو به جلسه بعدی موکول شود، در صورتجلسه باید زمان و مکان و دستور بعدی معین شود.
- اعضایی که در جلسه حضور دارند باید صورتجلسه را امضا کنند.
چگونگی ثبت صورتجلسات تغییرات شرکت
- تکمیل اطلاعات شرکت برای ثبت تغییرات شرکت
- وارد کردن شناسه ملی شرکت و در صورت نداشتن شناسه ملی وارد کردن شماره ثبت و انتخاب نوع شرکت (سهامی خاص، با مسئولیت محدود و …)
- مشخص کردن نوع صورتجلسه (مجمع عمومی سالیانه، مجمع عمومی عادی و …) نسبت به نوع شرکت نوع صورتجلسه تغییر می‌کند.
- مشخص کردن آیا شرکت با اکثریت افراد تشکیل شود یا با همه اعضا توسط نصاب جلسه
- وارد کردن نام و نام خانوادگی و شماره ملی و شماره همراه متقاضی جهت اطلاع‌رسانی در مواقع خاص
- مشخص کردن سمت متقاضی (اصیل یا وکیل)
- وارد کردن تاریخ جلسه برگزار شده
- وارد کردن ساعت شروع و خاتمه جلسات تشکیل شده با رعایت تقدم و تأخر ساعات تشکیل جلسات
- دریافت شماره دسترسی 19 رقمی با کلیک بر روی پذیرش موقتی
- مشخص کردن نام و نام خانوادگی و سمت امضا کننده دفتر
- انتخاب یکی از گزینه‌های موجود از فهرست نوع تصمیم و کلیک بر روی کلید افزون تصمیم جلسه
- معین کردن نام‌های درخواستی (نباید بیش از 5 اسم باشد)
- مشخص نمودن اعضایی که در جلسه حضور داشتند (سهامدار و …)
- وارد کردن مشخصات شخص
- وارد کردن شماره ملی اشخاص ایرانی و شماره گذرنامه اشخاص غیر ایرانی
- وارد کردن نام، شماره ملی و شماره ثبت شخص درصورتی‌که شخص حقوقی باشد.
مدارک لازم برای ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت
- کپی اساسنامه و اظهارنامه
- کپی آگهی تأسیس، آگهی روزنامه، آگهی آخرین تغییرات
- کپی شناسنامه و کارت ملی اعضا هیئت‌مدیره فعلی و جدید
نکات مهم تنظیم صورتجلسات هیأت مدیره
- جلسات هیأت مدیره با حضور بیش از نصف اعضای هیأت مدیره رسمیت دارد.
- تصمیمات آن ها نیز با اکثریت آرا حاضرین در جلسه اتخاذ می گردد مگر اینکه در اساسنامه اکثریت بیشتری مقرر شده باشد.
- برای هر یک از جلسات هیأت مدیره باید صورتجلسه ای تنظیم و لاأقل به امضای اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد.
- در صورت جلسات هیأت مدیره، نام مدیران حاضر و غایب قید می شود و خلاصه ای از مذاکرات و تصمیمات نیز با قید تاریخ منعکس می گردد.
- ترتیب دعوت و تشکیل جلسات هیأت مدیره را اساسنامه تعیین می کند. ولی در هرحال، چنانچه بعد از گذشت یک ماه از جلسه قبلی، جلسه هیأت مدیره تشکیل نشده باشد یک سوم اعضای هیأت مدیره می توانند از اعضاء برای تشکیل جلسه دعوت بعمل آورند.
- چنانچه هر یک از مدیران با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورتجلسه مخالف باشد نظر او باید در صورتجلسه قید شود.
نکته 1: جلسات هیأت مدیره با حضور بیش از نصف اعضای هیأت مدیره رسمیت دارد و تصمیمات آن ها نیز با اکثریت آراء حاضرین در جلسه اتخاذ می گردد مگر اینکه در اساسنامه اکثریت بیشتری مقرر شده باشد.
نکته 2: برای هر یک از جلسات هیأت مدیره باید صورتجلسه ای تنظیم و لاأقل به امضای اکثریت مدیران حاضر در جلسه برسد. (ماده 123)
نکته 3: در صورت جلسات هیأت مدیره نام مدیران حاضر و غایب قید می شود و خلاصه ای از مذاکرات و تصمیمات نیز با قید تاریخ منعکس می گردد. چنانچه هر یک از مدیران با تمام یا بعضی از تصمیمات مندرج در صورتجلسه مخالف باشد نظر او باید در صورتجلسه قید شود.
مدارک لازم برای صورتجلسه تغییر اعضای هیأت مدیره
- کلیه مدارک ثبتی شرکت به همراه روزنامه تاسیس و تغییرات شرکت
- کپی برابر اصل شده مدارک شناسایی اعضای هیأت مدیره
تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده
در تنظیم صورتجلسه مجمع عمومی فوق العاده نام شرکت، شماره ثبت، شناسه ملی و همچنین سرمایه شرکت باید قید شود و در صورتجلسه تاریخ و زمان شروع برگزاری مجمع عنوان می شود. ابتدای صورتجلسه باید دستور جلسه مشخص گردد و اگر تصمیم هایی که قرار است اتخاذ گردد چند مورد باشد حتما تمام موارد ذکر گردد. پس از تنظیم صورتجلسه تمام اعضا باید با امضای خود تاییدیه این تغییرات را اعلام دارند.
مراحل ثبت تغییرات شرکت در قالب صورتجلسه
- ارائه مدارک (ارائه تمام اطلاعاتی که مشتری میخواهد آنها را در تغییرات اعمال نماید).
- تنظیم صورتجلسه
- امضا شدن صورتجلسه و وکالت نامه
- پذیرش و ثبت نام اینترنتی تغییرات شرکت ها
- ارسال صورتجلسه از طریق پست
- پیگیری تغییراتی که ثبت شده
- پرداخت فیش های ثبتی
- دریافت آگهی ثبتی توسط وکیل از اداره ثبت شرکت ها
- پرداخت هزینه های روزنامه رسمی برای ثبت نام
- درخواست دریافت روزنامه رسمی از طریق سایت
- ارائه آگهی روزنامه رسمی به مشتری
ارسال نظر